Verifica automatica dei pagamenti: la riconciliazione bancaria con Cashflow

La contabilità delle aziende è un mondo complesso, a tratti intricato e caratterizzato da numerosi adempimenti, obblighi e revisioni necessarie a garantire equilibrio, crescita e continuità. Tra i vari aspetti di cui le aziende sono tenute a prendersi cura c’è quello della corrispondenza tra quanto riportato in contabilità e ciò che risulta sui conti bancari in proprio possesso. 

Un tempo questa pratica era affidata ai contabili di azienda che, con pazienza e attenzione, verificavano l’esattezza di tutti i movimenti finanziari e di ogni transazione effettuata. Oggi le cose sono cambiate perché, finalmente, le aziende possono contare su strumenti che semplificano il lavoro di revisione e che, quindi, automatizzano gran parte delle attività di routine della contabilità. Uno dei più interessanti del momento è quello proposto da Cashflow, ovvero la funzione di riconciliazione bancaria. Vediamo in dettaglio di cosa si tratta.

Cos’è la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria è una pratica che consente una verifica accurata della corrispondenza tra contabilità e conti bancari. Lo scopo è quello di applicare, se necessario, eventuali correzioni in caso di discrepanze. Si tratta di un’operazione che, generalmente, deve essere eseguita con una certa cadenza vista l’importanza che ricopre per la salute finanziaria dell’azienda. 

Attraverso la riconciliazione bancaria automatizzata e, dunque, semplificata, tutte le aziende possono finalmente allineare i libri contabili e tenere traccia di movimenti e transazioni di tutti i conti correnti. La possibilità di sfruttare un software, quindi, permette di verificare in modo automatico i movimenti e avere a disposizione, in tempo reale, un piano perfettamente allineato tra conti correnti e contabilità. 

Tutto questo senza dover uscire dal software o doversi ricordare le credenziali di accesso alle varie banche.

Riconciliazione bancaria: perché è importante?

La riconciliazione bancaria, per le aziende, è una vera e propria priorità. Questo strumento consente di identificare importi errati, omissioni e trascrizioni maldestre e, quindi, permette di agire prontamente laddove vi fossero errori e discrepanze. 

Ovviamente è anche uno strumento di controllo aggiuntivo per le uscite automatiche, ovvero quelle che la banca effettua in concomitanza delle scadenze fiscali o commerciali dell’azienda. Infine permette di verificare la correttezza di entrate ed uscite che, successivamente, verranno riportate nel libro mastro. 

Nel momento in cui si dirige un'azienda, quindi, è fondamentale effettuare la riconciliazione bancaria con la massima precisione, proprio per evitare registrazione non corrette. Anche un errore di lieve entità può comportare spiacevoli conseguenze e, nei casi più gravi, condurre pericolosamente alla bancarotta.

Come effettuare la riconciliazione bancaria correttamente

Per tenere al riparo l’azienda dalle conseguenze appena menzionate, quindi, è necessario dotarsi di strumenti consoni per semplificare le attività di riconciliazione bancaria. 

Di norma le aziende procedono rendicontando brevi periodi di riferimento, in modo da evitare di dover gestire e analizzare grandi moli di dati e flussi di cassa. 

Inoltre sono solite fare ricorso alla preparazione di estratti conto, ovvero modelli strutturati con i quali verificare il saldo al netto di entrate e uscite. Questi documenti sono solitamente realizzati tramite l’impiego di tabelle riepilogative, le cui colonne riportano gli importi in addebito ed in accredito registrati in contabilità.

Riconciliazione bancaria: quali strumenti usare?

Per gestire quest’attività le aziende sono solite usare il foglio di calcolo Excel, una soluzione certamente efficace ma che, come abbiamo evidenziato poc’anzi, può rivelarsi problematica per almeno tre ragioni.

In primo luogo l’utilizzo di un foglio di calcolo richiede una trascrizione manuale dei dati, attività che, com’è noto, può comportare errori di distrazione anche dal più accurato e solerte dei collaboratori. 

Inoltre l’utilizzo del foglio di calcolo non permette di integrare l’estratto conto bancario in tempo reale e, quindi, richiederà agli addetti alla contabilità di lavorare su più task contemporaneamente, rallentando il completamento dei lavori. 

È proprio per questo che Cashflow ha ideato un’applicazione apposita, dotata della funzione di riconciliazione bancaria automatizzata. Questa riesce ad automatizzare processi, a semplificare i flussi di lavoro e, infine, ad eliminare i rischi di commettere errori. 

Cashflow garantisce un alto livello di monitoraggio dei flussi di cassa grazie al collegamento tra i diversi estratti conti. In questo modo la riconciliazione bancaria diventa semplice e rapida, ma soprattutto automatica. 

Parliamo di una web app innovativa, dotata di una dashboard particolarmente intuitiva e semplice da usare. Il programma permette di monitorare con precisione tutti i movimenti legati alle fatture attive e passive, ai giroconti, agli spostamenti, all'anticipo delle fatture e ai conti bancari. 

Una vera e propria rivoluzione per la contabilità.